أطر إدارة الفعاليات - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa أطر إدارة الفعاليات أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.3.4 تعريف العناصر التشغيلية في فعالية. 2.3.4 وصف وشرح مخطط "جانت". 3.3.4 مناقشة أهمية شمول إطار عمل إدارة المشروع لمعلومات الطلب والمعلومات المالية والتسويقية. 4.3.4 شرح أطر عمل إدارة الفعاليات من حيث الوظائف الرئيسة الخمس لتنظيم الفعالية. المصطلحات الرئيسة تقسيم العمل مهمة حرجة تبعيات خارجية خطط الطوارئ تقييم المخاطر Work Breakdown Critical Task External Dependencies Contingency Plans Risk Assessment PERT (Program Evaluation and Review Technique) Gantt Chart Lead Time Slack Cut-off Point بيرت (تقنية تقييم ومراجعة المشروع) مخطط "جانت" فترة الإنتاج فترة الكساد نقطة التوقف إدارة الفعاليات 3.4 204

هدف التعلم 1.3.4 تعريف العناصر التشغيلية Identifying Operational Elements ركزت الفصول والدروس السابقة على مراحل التخطيط السابقة للفعالية. ينظر هذا الدرس إلى الفعالية من وجهة نظر تشغيلية. قد تواجه اللجان المنظمة أو منسقو الفعالية عند التحضير لها عدة تحديات بمستويات تعقيد متباينة. تنظيم الفعاليات الداخلية البسيطة يكون سهلا إلى حد ما الخدمات الأساسية متاحة والفعالية غالبًا ما تكون مباشرة وسهلة التحضير في حدود قدرات منظمي الفعاليات المبتدئين عند تنظيم فعالية في مكان مفتوح، أو فعالية تستلزم تقديم خدمات أو معدات أو مستلزمات، سيحتاج كل من الإدارة والتشغيل بإتقان وكفاءة إلى اهتمام وثيق وتخطيط من مديري الفعاليات ذوي الخبرة المسئولين عن تجهيز الترتيبات النهائية قبل افتتاح الفعالية. ما فائدة جداول المواعيد والخطط الواضحة للفعاليات؟ 205

206 الشكل 4-9 تقنيات إدارة المشروع الفعالية كمشروع The Event as a Project تتشابه إدارة المشروعات والفعاليات بدرجة كبيرة ويكمن الاختلاف الرئيس في حجم العملية ونطاقها. لذلك يمكن في أنواع متعددة من الفعاليات استخدام عدة تقنيات مطورة لإدارة المشروعات الإنشائية أو اللوجستية أو العامة كبيرة النطاق لتحقيق الانضباط التنظيمي. يجب على مديري الفعاليات التأكد من تنفيذ الأنشطة ومكونات الفعالية المخطط لها لتحقيق أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت للفعالية باستخدام عدد من تقنيات إدارة المشروع المبينة في الشكل 4-9 هياكل تقسيم العمل الأساليب تخطيط الموارد المستخدمة لإدارة المشروعات تخطيط المشروع تقييمات المخاطر هياكل تقسيم العمل Work Breakdown Structures هيكل تقسيم العمل Word Breakdown ) جدول زمني يقسم المهام التي يجب إنجازها لاستكمال فعالية ما يقسم الفعالية بأكملها إلى أجزائها الفردية. إدارة الفعاليات

التفاصيل الدقيقة غير ضرورية أو متوقعة في المراحل الأولية؛ لأن تقسيم العمل هو المرحلة الأولى من دراسة ما يجب أن ينفذه شخص أو فريق معين. يشبه المخطط التنظيمي من زاوية أنه يحتوي على هيكلة يبدأ من الأعلى بالفعالية الرئيسة ويتدفق باتجاه أسفل المخطط إلى النقطة التي يمكن فيها تخصيص مهمة لشخص معين أو فريق معين (انظر الشكل 4-10). معرض تجاري منصة معرض تجاري التخطيط الإنشاء التركيب الداخلي المعاينة LOL HO HOL HOT HOT IOI HOT IO التفاوض على الحجم والموضع التفاوض على صفقات الرعاية الجدران الأرضيات الرفوف والطاولات الإضاءة الشاشات ومرافق الوسائط المتعددة ميزات الديكور الشكل 4-10 هيكل تقسيم العمل لإنشاء منصة لمعرض تجاري الفصل 4 التخطيط لفعالية 207

تخطيط المشروع Project Planning بمجرد إنشاء هيكل تقسيم العمل يمكن استخدامه لبدء التخطيط لكل عنصر أو نشاط في الفعالية. هناك بعض الخطط التي يجب أن تتصدر ذهن مدير الفعالية. المهام الحرجة Critical Tasks بمجرد وضع هيكل تقسيم العمل، يمكن تحديد المهام الحرجة Critical Tasks ( الوظيفة التي يجب إتمامها أوّلًا ليبدأ نشاط معين بعدها في أي سلسلة من الأنشطة) للفعالية. يساعد هذا في تركيز الانتباه على الوظائف داخل الفعالية والتي تُعدّ مركزية للمهمة وكذلك يضع إطارًا لتحديد المواعيد النهائية لفحص تقدم تحضيرات الفعالية. وذلك لأنه يجب إنجاز المهام الحرجة في الوقت المحدد تماما لتنفيذ الأنشطة اللاحقة. ما المهام الحرجة عند إنشاء جناح في معرض تجاري؟ عامل يجهز جناح المملكة العربية السعودية معرض التجارة الدولية للسياحة - برلين، 2023. 208 8000

التبعيات الخارجية External Dependencies بمجرد إنجاز المهام الحرجة يمكن الشروع في الأنشطة الثانوية وتسمى هذه المهام الثانوية التبعيات عند إدارة الفعاليات قد يوجد عدة تبعيات خارجية وهي مدخلات من مصدر خارجي لا يتحكم فيها فريق المشروع وهي مطلوبة قبل متابعة المهمة، وقد يتحكم فيها المقاولون أو الموردون أو External Dependencies مضيف الفعالية، وغالبًا في الحالة الأخيرة تأخذ هذه التبعيات شكل الموافقة. كلما زاد عدد التبعيات الخارجية لمشروع أو فعالية وكانت غير اعتيادية، ارتفعت احتمالية الفشل . يحتاج مدير المشروع إلى تتبع التبعيات الخارجية عن كتب؛ لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد. يجب عليه جدولة الأوقات والتواريخ وضمانها، وكذلك مراقبة المقاولين الخارجيين وتنفيذ خطط الطوارئ Contingency Plans ( خطة تُوضع للتعامل مع أمر طارئ في حالة عدم قدرته على أداء واجباته. لذلك، من الضروري تحويل مستند تقسيم العمل الأولي إلى مستوى أكثر تفصيلًا بحيث يوضح أيضًا التسلسل الدقيق للأنشطة ومدة كل نشاط. يمكن تنفيذ ذلك بطريقتين باستخدام برنامج من برامج الحاسوب أو باستخدام الأساليب التقليدية. استخدام برامج الحاسوب Using Computer Programs لبرامج الحاسوب وتطبيقات الجوال القابلة للتنزيل عدة فوائد : يمكن تحديثها بسهولة ومشاركتها مع العديد من الأشخاص الذين يمكنهم إبداء تعليقاتهم أو الإخطار بالتأخيرات، وهي أقل عرضة للفقدان أو التلطخ أو التلف ويمكن أن تحملها معك في جميع الأوقات. استخدام الأساليب التقليدية Using Traditional Methods الفروق بين التبعيات الخارجية والمهام الحرجة في الفعاليات الصغيرة جدا قليلة إن وجدت من الأساس، ويمكن استخدام خيار الكتابة اليدوية. هذه الطريقة مفيدة حيث يمكن تعليقها بشكل بارز في المكتب أو في لوحة الإعلانات، ويمكن تعديلها بسهولة إلا أنه تحدها بعض القيود . عندما ترغب في إضافة شيء أثناء التخطيط يتعين عليك إعادة رسم المخطط. يلزم تحديد المهام بوضوح بحيث تعرف ما يحدث، ولكن بدون المبالغة في التفاصيل بما يمنع التفكير الحر والترابط اللازمين للإبداع. ، إذا نُقل المستند فقد يُفقد ، وقد لا يكون خيار النسخ الاحتياطي متاحًا. الفصل 4 التخطيط لفعالية 209

210 تقييمات المخاطر Risk Assessments تقييم المخاطر Risk Assessment هو تحليل المخاطر المحتملة وتداعيات حدوثها. هناك العديد من أنواع المخاطر المختلفة التي يجب مراعاتها: عطل في التقنية والأحوال الجوية المعاكسة، ومشكلات الموردين، واعتبارات الصحة و والسلامة. تقييمات المخاطر هامة لأنها تمكنك من تعريف المخاطر المحتملة ثم وضع خطط الطوارئ. هناك عدة أسباب متباينة لضرورة إجراء تقييمات للمخاطر وخطط الطوارئ • تمكنك من الحصول على خيارات احتياطية في حالة : عدم تمكن مورد الخيار الأول من تنفيذ تعاقده. تعني لسلامتهم الأولوية القصوى. • قد تكون أحد الاشتراطات القانونية للحصول على التغطيات التأمينية. ألا يشعر الناس بالذعر في حالة الطوارئ، ويطمئنهم العاملون بأن تخطيط الموارد Resource Charting استخدام الرسوم البيانية هو طريقة يمكن عبرها عرض تسلسل المهام مرئيا. يشمل تخطيط الموارد ما يلي: • يستخدم تحليل المسار الحرج مخططات بيرت PERT (تقنية تقييم ومراجعة المشروع) ولكنه أكثر ملاءمة لمنظمي الفعاليات الخبراء. . مخططات "جانت" Gant Chart هي ستنفذ ي أسهل أنواع الرسوم البيانية المستخدمة وأكثرها قابليةً للتطبيق عند التخطيط لفعالية، تظهر المهام التي ترتيب متتابع زمنيًّا. في رسم الموارد في مخطط هو طريقة ناجحة لتكثيف المعلومات التفصيلية وإنشاء وسيلة سهلة الوصول لاستخدام المعلومات لا يحتاج مديرو الفعاليات دائما إلى معرفة تفاصيل المهام التي يجب إنجازها، حيث يمتلك الخبراء المعنيون المعرفة المتنوعة الضرورية، لكنهم سيحتاجون إلى معرفة ما الذي يجب إنجازه ومتى يمكن بدء المهمة التالية. نقطة تحقق لماذا يحتاج منظمو الفعالية إلى إدراك التبعيات الخارجية للفعالية؟ إدارة الفعاليات |

هدف التعلم 2.3.4 استخدام مخططات "جانت" Using Gantt Charts الشكل 4-11 تظهر مخططات "جانت" المهام المختلفة التي يلزم تنفيذها حسب تسلسل زمني معين، وتسهل رؤية المهام المختلفة. والأهم أنها تعرض كذلك فترة الإنتاج مثال على مخطط Lead Time الفترة بين بدء عملية الإنتاج واكتمالها ، حتى تعرف موعد إنجاز كل "جانت" عند إعداد مهمة وتبعات التأخير في إنجازها خاصة المهمة الحرجة). الشكل 4-11 مثال على مخطط "جانت" بسيط. فعالية حفل تخرج سميرة المهمة الموعد النهائي: 4 يوليو 2024 يونيو سرادق 15 14 13 12 11 10 9 211 الفصل 4 التخطيط لفعالية بدء المشروع (4) يونيو) رسم حدود الموقع مع المسئول عن الحديقة استلام السرادق (مدير المشروع) إنشاء الإطار تركيب القماش الخارجي تركيب ألواح الأرضية تركيب القماش الداخلي تجهيزات الكهرباء والأضواء تجهيز الستارة والتأثيرات 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 استلام الأثاث 11 فرش الأثاث 12 تزيين السرادق 13 وصول الممونين 14 طلب الزهور واستلامها 15 فرش الطاولات 16 التحقق والمعاينة 17 تبدأ الحفلة الساعة 7:00 مساءً

| تشير المربعات المعبأة إلى المهام المنجزة حتى الآن، وتوضح المربعات الفارغة المهام التي لا يزال يتعين القيام بها. يسهل هذا معرفة مدى تقدم التحضيرات، وما الذي لا يزال معلقًا ، وهل توجد أي مشكلات ناجمة، وهل هناك أي فترة كساد Slack الفترات التي لا يتخللها الكثير من العمل أو النشاط) حاليًّا. بدأ المشروع يوم 4 يونيو ويعطي مثال مخطط "جانت" ملخص عن العمل يوم 14 يونيو. شهدت بداية العملية طلب وشراء وترتيب عدة عناصر مختلفة، منها المكان والسرادق والأثاث والممونون. يظهر عنصر واحد فقط طلب أثناء الملخص وهو الزهور، الذي تعتبر فترة إنتاجه أقل من تجهيز السرادق مثلا. هناك بعض القيود على مخطط "جانت": • • لا يظهر عادة الموارد المتاحة لتنفيذ مهمة. فترة • لا يظهر الحالات التي يسند فيها مهام لشخص تستغرق وقتًا أكبر من المتاح لها. يمكن أن يصبح مرهقًا إذا كان هناك عدة مهام على مخطط واحد. قد يفيد عند التخطيط للفعاليات لأنه يسهل للمنظم ( المنظمين) التأمل والتفكير في الخطوات اللازمة لتنفيذ المهمة. يكون من الأفضل أحيانًا تطبيق أسلوب التخطيط هذا بطريقة عكسية؛ أي البدء من الموعد النهائي (النهاية) ثم العمل بترتيب عكسي لمعرفة المدة المستغرقة فعليًّا في التنفيذ. النشاط المهم الآخر الذي سيجبرك مخطط "جانت" على تنفيذه هو معرفة المدة الفعلية التي تستغرقها كل مهمة يميل معظم الأشخاص غير الخبراء إلى تخمين التوقيت. سيكون المخطط الفائدة عديم دون معلومات دقيقة. مثلا هل سيستغرق تركيب القماش للسرادق من الخارج يومين . فعلا؟ في مثالنا نعم سيستغرق إذا كنت قد طلبت ،سرادق، فاسأل المتخصصين في نصب الخيام عن المدة التي سيستغرقونها فعليًّا. نقطة تحقق لماذا يجد منظمو الفعالية مخططات "جانت" مجدية؟ إدارة الفعاليات 212

هدف التعلم 3.3.4 دمج المعلومات الأساسية في إطار إدارة الفعالية Integrating Key Information Into an Event Management Framework تتحدد فائدة أطر إدارة الفعاليات بمدى فائدة المعلومات المدخلة فيها. كلما زادت كمية المعلومات فائقة الجودة المتوفرة المدخلة في إطار العمل الإداري، ارتفعت احتمالية تحسن النتائج. عرضت الدروس السابقة أنواعًا مختلفة من أطر إدارة الفعاليات وأظهرت أهمية فهم الجداول الزمنية للموردين ومدى ملاءمتها لأطر التخطيط. سيستكشف هذا الدرس أهمية دمج معلومات الطلب والمعلومات المالية والتسويقية لإنشاء إطار عمل لإدارة الفعاليات يتناسب مع الغرض. تكامل الطلب The Integration of Demand الطلب عامل هام في عملية التخطيط بالنسبة لمعظم الفعاليات. حتى بالنسبة للفعاليات الشخصية كحفل الزفاف أو التخرج، يلزم معرفة العدد التقريبي للضيوف أو المدعوين لحضور فعالية ما، فقد يكون المكان ضيقًا ويجب أن يكون مقدار الغذاء ملائما يمثل الطلب والسوق المحتملة مشكلة بالنسبة لجميع الفعاليات تقريبًا. قد يصعب التخطيط للفعاليات الحكومية العامة من المهم معرفة ما نوع الأشخاص المهتمين؟ كم عدد الحضور المحتمل ؟ ما التاريخ أو الوقت المناسب لإقامة الفعالية؟ قد يصعب تقييم ذلك بإتقان وكفاءة، خاصةً إذا لم تسبقها فعاليات مماثلة. بينما توجد عدة أنواع من الفعاليات يكون العدد المحتمل لحضورها محددًا بدقة أو على الأقل بما يكفي ليعرف مدير الفعالية المتطلبات. يمكن التحقق من ذلك من خلال بعض الأبحاث، إما غير الرسمية ( مثل "التحدث إلى السكان المحليين" أو من خلال الاستطلاعات والاستبيانات الرسمية الفصل 4 التخطيط لفعالية 213

214 يلزم إنجاز البحث واتخاذ القرارات عند الطلب بحلول نقطة توقف Cut-off Point معينة ( التاريخ أو الوقت المحدد الذي يجب اتخاذ القرار فيه). يمكن إجراء الحجوزات مؤقتًا ولكنها تشترط إيداع مبلغ أولًا حتى إذا كان المكان عبارة عن مركز مجتمعي محلي صغير. بالنسبة للفعاليات الممولة ذاتيا، قد ينتج عن ذلك مشكلة ما الأولوية تأكيد المكان أم بيع التذاكر؟ يمكن حل هذه المعضلة بتحديد نقطة توقف والتي بمجرد حلولها تتأكد الفعالية، ويلزم سداد قيمة المكان . الحد الأدنى ببيع من عدد التذاكر في وقت مبكر. في حالة الإلغاء، يمكن رد مبيعات التذاكر لمن حجز مبكرًا. أمور تخطيطية التخطيط التشغيلي أنت تنظم حفل تخرج لجامعة تعرف بالفعل المعلومات الأساسية المتعلقة بالسوق: . الفئة العمرية. • عدد الطلبة القادرين على الحضور. • الموضوعات المعاصرة، الأمور المفضلة وغير المفضلة. ومع ذلك، هناك قرارات تشغيلية يجب اتخاذها والتي ستؤثر على الطلب. ماذا تعتقد ؟ ما العوامل التي قد تؤثر على الطلب؟ ما مدى دقة التنبؤ بالطلب؟ كيف يمكن أن يؤثر ذلك على إطار عمل إدارة الفعالية؟ التكامل المالي Financial Integration بعد تحديد الطلب واستكشاف وجود منافسة من عدمه، يتمكن المنظمون من قياس حجم الفعالية، وعدد الحضور المحتمل. قد يشير التعرف على فعاليات مماثلة أيضًا إلى الأسعار التي يكون الناس مستعدين ذلك لدفعها. ومع د يجب عدم تحديد السعر من خلال الفعاليات الأخرى، ولكن حسب تكلفة فعاليتك وفي إطار الحاجة إلى ربحيتها من عدمه. تعتبر مسألة التسعير غاية في الأهمية حيث يقلل المنظمون محدودو الخبرة في الغالب من التكاليف المتنوعة. ومن الضروري إدراج كل العناصر المطلوبة وتكلفتها على نحو ملائم، وقد تتحول قيمة بضع بالونات" إلى ميزانية للزينة تصل إلى مئات الريالات. إدارة الفعاليات

الخطأ الجسيم الآخر هو عندما يحدد المنظمون سعر تذكرة الفعالية دون تبرير أو بحث. تفتقر هذه الطريقة إلى المنطق تمامًا، وتتسبب بالتأكيد في صعوبات مالية شديدة للفعالية. إذا قررت سعر التذكرة قبل معرفة مبلغ التكلفة، فقد تضطر في النهاية إلى تقليص كل العوامل التي تضمن تميز الفعالية. يجب تحديد سعر التذكرة على أساس التكاليف الدقيقة وبعدها يمكن دراسته في ضوء المنافسة وما سيدفعه السوق (والذي ينبغي أن يعتمد على بعض البيانات الواقعية قدر الإمكان). عند دمج الشئون المالية في التخطيط يجب على المنظم إنشاء ميزانية وقائمة التدفق النقدي لحساب نقطة التعادل للفعالية والسماح بتقدير هامش الأمان. مهارات إدارة الفعاليات التكامل المالي (0 ستقام فعالية مدرة للربح في مكان يستوعب 50 ضيفًا. من المحتمل أن تتكلف الفعالية 5,000 ريال سعودي. يختلف الطلب حسب تكلفة التذكرة، ويبلغ متوسط سعر التذكرة التي يرغب الضيوف في دفعها 50 ريالا سعوديًا. طور مهاراتك اشرح كيف ستؤثر المعلومات المالية ومعلومات الطلب على التخطيط للفعالية. تكامل التسويق Marketing Integration تحتاج جميع الفعاليات إلى التخطيط التسويقي. قد لا تبدو بعض الفعاليات الخاصة ( كحفلات الزفاف بحاجة إلى تسويق. ومع ذلك عند إرسال الدعوات أو مناقشة الفعالية سيسلط المضيف أو مخطط الفعالية الضوء على الجوانب الرئيسة مثل جودة الأغذية أو الترفيه وشخصيات الحضور الآخرين المحتملين. الهدف من ذلك أن تبدو الفعالية جذابة قدر الإمكان حتى يحضر الناس إليها. وبذلك تحقق وظيفة التسويق. قد تكون الميزانية المتاحة بالنسبة لبعض أنواع الأنشطة مثل إطلاق المنتجات ضخمة بالفعل بالنسبة للفعاليات المجتمعية الصغيرة قد تكون الميزانية محدودة لذلك يعتمد التسويق لها على أدوات منخفضة التكلفة مثل المنشورات المحلية أو صفحات منصات التواصل الاجتماعي كبدائل للإعلانات أو وسائل الترويج مرتفعة التكلفة. الفصل 4 التخطيط لفعالية 215

216 إدارة الفعاليات سيتعين على منظم الفعالية عند العمل على خطة تسويق تعريف الميزانية المتاحة. وهناك طريقتان رئيستان لتنفيذ ذلك: • • بأخذ الدخل أو الميزانية وتخصيص مبلغ معين للتسويق. بتعريف غايات الفعالية واحتساب ميزانية التسويق على أساس الأهداف. بمجرد تخصيص الميزانية يلزم تطوير خطة عمل التسويق. هذا هو جدول الأنشطة قبل الفعالية وأثناءها .وبعدها سيحتاج فريق التسويق إلى التعرف على فترة الإنتاج الرئيسة لكل نشاط. أساس التسويق الناجح هو إتاحة الوقت الكافي ومعرفة من يصنع القرارات ذات ومتى. . الأمور التي تبدو بسيطة غالبًا ليست كذلك أو قد تستغرق وقتًا أطول الصلة بكثير من المتوقع ، لذلك يلزم دمج التسويق بالكامل في إطار إدارة الفعاليات. يلزم كذلك إدارة التسويق بعناية وسائل التواصل الاجتماعي أداة رخيصة وسريعة وناجحة لتسويق فعالية وقد تلبي حاجات الفعاليات الطارئة حيث يكون الوقت غير كافٍ لاستخدام قنوات وسائط مختلفة، إلا أن استخدامها محفوف بعدة مخاطر تواجه مدير الفعالية ضعيف الخبرة. عندما يجري التسويق على وسائل التواصل الاجتماعي، يجب مراعاة ما يلي: • لا يمكن السيطرة على المعلومات وقد يساء فهمها خاصة إذا لم تُقرأ الرسالة. يمكن لأي شخص نشر تعليقات فورية ( قد تكون سلبية) مع صور قد تقوض • سمعة الفعالية ومضيفها. نقطة تحقق ما ضرورة دمج التسويق بعناية في إطار إدارة الفعالية؟ I

هدف التعلم 4.3.4 الهياكل التنظيمية للفعاليات Events Organizational Structures من النادر أن تتطابق فعاليتان في نفس الهيكل التنظيمي أو الموظفين. هناك بعض أوجه التشابه بين معظم الفعاليات، وتُنظم الخدمات الأساسية في الغالب بطرائق مماثلة. التنظيم Organization تشمل أطر إدارة الفعاليات خمس وظائف رئيسة كما هو مبين في الشكل 4-12. العمليات خدمات الزوار العمليات خدمات الدعم إدارة التسويق تنظيم الفعالية الإدارة المالية قسم الإدارة الفصل 4 التخطيط لفعالية الشكل 4-12 هيكل تنظيمي مبسط للفعاليات 217

218 يشكل الهيكل التنظيمي لفعالية ما الإطار الذي تعمل حوله الأنشطة والخدمات المختلفة. أعضاء هذا النوع من الهيكل التنظيمي مثل الموظفين وكبار المديرين عادة ما يكونون موظفين يعملون براتب، وقد يكون بعض الموظفين الذين ينفذون العمل متطوعين، وبعضهم الآخر يتقاضون راتبهم. إذا كان مشغل الفعالية ناديًا أو جمعية فقد يكون الموظفون الرئيسون ببساطة أعضاءً في اللجنة العادية للمؤسسة المشغلة. في منظمة يعمل فيها أشخاص معًا للمرة الأولى، يحتاجون إلى معرفة من المسئول تحديدًا. يجب تجنب أي غموض حول سلامة الجمهور وكفاءة المؤسسة ( والتي إذا أسست ! سست لتشغيل فعالية واحدة قد تكون قصيرة العمر نسبيًّا ) . تمر خطوط الاتصال في مؤسسات الفعاليات إلى أعلى وإلى أسفل ومن جانب إلى آخر في هيكلة هذه المؤسسات. يعد هذا ضروريًا لضمان تمرير المعلومات في المنظمة بسرعة ودون إبطاء وكاملة. الفاعلية Effectiveness تؤثر أطر إدارة الفعاليات على كفاءة المؤسسة وقدرتها على تنفيذ عملها. يجب أن تخلق أطر العمل ثقافة تمنح الوضوح والتماسك والقيادة اللازمة لضمان فاعلية الفعالية (انظر الشكل (134) . قد يجد مدير الفعالية تبعًا لنوعها أنه يعمل مع مجموعة متباينة من الأشخاص المتواجدين لأسباب اجتماعية وليس لأسباب تحقيق الأهداف خلال فترة زمنية قصيرة نسبيًّا دون الاهتمام اللازم بشأن أسلوب المؤسسة التي يعملون معها. المشكلة بالنسبة لمديري الفعاليات هي كيفية تنظيم فعالية في ظل هذه الظروف الصعبة. إدارة الفعاليات

الحجم حجم المجموعة تفريق المجموعة النوادر والرموز الدمى في الفعاليات والقمصان والحكايات الشكل 4-13 ثقافة تنظيم الفعاليات التماسك النجاح السابق سلوك طاقم العمل أو توقعاته نقطة تحقق أسلوب التنظيم اللجنة المتطوعون ما أهمية أطر إدارة الفعاليات؟ القيادة و/ أو أسلوب الإدارة التأثير والأثر العصبة / جماعة الأصدقاء طرائق المراقبة المجموعات غير الرسمية أو الأقران الكبار الفصل 4 التخطيط لفعالية 219

220 3.4 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. أي مما يلي ليس من تقنيات إدارة مشروع؟ أ. تخطيط المشروع. ب. إنشاء المحتوى. ج. تقييم المخاطر. د. تطوير الهدف. 2. أي من متطلبات الدعم الآتية لا يُعد تبعية خارجية؟ أ. تأجير الأثاث. ب شراء الزهور ج. تكوين لجنة التسويق. د. توظيف فناني الترفيه التفكير الناقد 3. ما أهمية تعريف المهام الحرجة في هيكل تقسيم العمل؟ ما المهمة التي تعدها أكثر أهمية في التخطيط لفعالية ما ؟ 4. ما أهمية شمول إطار عمل إدارة المشروع لمعلومات الطلب والمعلومات المالية ومعلومات التسويق؟ إدارة الفعاليات