جمع المعلومات والبحث البيئي - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

4.4 رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa جمع المعلومات والبحث البيئي أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.4.4 شرح أهمية وضع الأهداف عند . جمع المعلومات. 2.4.4 وصف عملية جمع المعلومات والبحث البيئي. 3.4.4 مناقشة أهمية تنفيذ جمع المعلومات والبحث البيئي بإتقان وكفاءة. المصطلحات الرئيسة تكاليف هالكة الفصل 4 التخطيط لفعالية Sunk Costs 221

هدف التعلم 1.4.4 تحديد الأهداف Setting Objectives لا يمكن جمع المعلومات المناسبة إلا بمعرفة الأهداف الرئيسة للفعالية. أهم نقطة يلزم فهمها هي غرض الفعالية - الاحتفال والترفيه والترويج لمنتج ما كأمثلة - لأن هذا سيحدد ذوق الفعالية بأكملها ومفهومها. التحضير لجمع المعلومات Information Gathering Preparation باستخدام هذه المعلومات الأساسية يجب على منظمي الفعالية فهم نوع الفعالية ما المعلومات المطلوبة لفعالية ثقافية؟ 222 أداء عرضة في مهرجان الجنادرية.

223 المطلوبة، وتقييم ملاءمتها للسوق المستهدفة من عدمه بمجرد البت بقرار الغاية الشاملة، يمكن إنشاء مسودة الخطوط العريضة للخطة عبر الإجابة عن الأسئلة الآتية: . . ما الأنشطة المطلوبة؟ كيف ستفرز الأفكار والمقترحات؟ . ما معايير الفرز ؟ . ما الأهداف والغايات التفصيلية للفعالية؟ جمع المعلومات Information Gathering ستمكن هذه الأسئلة لجنة إدارة الفعالية من فهم متطلبات الفعالية، وتحديد المعلومات اللازم جمعها ومصادر المعلومات التي ستُستخدم وتعريف المسئول عن جمعها.

224 مخطط بمجرد اتخاذ هذه القرارات يمكن إنشاء مسودة الخطوط العريضة. ثم يوضع لجمع المعلومات بالاستناد إلى هذه الخطوط العريضة. يمكن بعد ذلك أن تضيف اللجنة المنظمة ومستشاروها ومساعدوها إلى هذه المسودة الأساسية بعض موضوعات التغطية مثل العمليات والتمويل والتسويق. يمكن بعد ذلك جمع المعلومات التي ستساعد على تصور مكونات الفعالية ووضع خطة تراعي: • • بيئة الفعالية. أصحاب المصلحة. الظروف التي ستقام فيها الفعالية. • خطط الطوارئ. نقطة تحقق لماذا تُعدّ الأهداف هامةً . عند المعلومات؟ جمع هدف التعلم 2.4.4 جمع المعلومات والبحث البيئي Information Gathering and Environmental Searching بمجرد وضع مسودة الخطوط العريضة للخطة يجب أن تبدأ لجنة الفعالية عملية جمع المعلومات بما في ذلك عمليات البحث البيئية ذات الصلة بالفعالية (انظر الشكل 4-14) . الشكل 4-14 عرف القيم الأساسية لتصميم الفعالية (انظر الشكل (1-5) جمع المعلومات والبحث لماذا ؟ ومن؟ وماذا ؟ وأين؟ وكيف؟ ومتى؟ البيئي إدارة الفعاليات

تلخيص المعلومات أو البيانات المطلوبة المنافسة حول التاريخ المقترح الفعاليات السابقة وتأريخها. المشكلات التي واجهتها فعاليات مماثلة. الفرص لهذه الفعالية ملاءمة الفعالية للسوق. مراجعة مصادر المعلومات الملائمة المعلومات والمؤسسات المحلية. مذكرات العام الماضي ومذكرات الفعالية القادمة. مواقع الإنترنت ومقالات الصحف المحلية. المكتبات والمجتمعات المحلية والأفراد المطلعون. تعريف أصحاب المصلحة. البحث عن موظفين وتوظيفهم لجمع المعلومات الموظفون والمنظمون المشاركون في الفعالية إشراك الأفراد المهتمين. توزيع الأفراد لمهام البحث. تفويض حمل العمل وتوزيعه حاول ضمان بعض التداخل في البحث. غربلة المعلومات وترتيبها والتحقق منها تسجيل المعلومات في ملفات البيانات أو جداول البيانات. تغذية المعلومات إلى شخص معين للتحقق المزدوج تلخيص المسائل الرئيسة. نشر المعلومات اجتماع جميع الفرق لنشر المعلومات ومناقشتها. التأكد من تناول الملخص كل المسائل الرئيسة. الاجتماع وقرارات التعميم بمثابة فحص للنتائج. تحليل الفجوات تحديد نقص المعلومات أو الثغرات. التأكد من سد الفجوات حسب المقتضى التلخيص ودعوة الموظفين وغيرهم لإبداء التعليقات. الفصل 4 التخطيط لفعالية 225

226 عملية البحث عن البيئة وجمع المعلومات هي بحث عن الفرص وكذلك المشكلات. قد يُنظر لفعالية أخرى في المنطقة نفسها ومن النوع نفسه على أنها منافسة ولكنها قد تكون مكملة . ستبحث لجنة إدارة الفعالية عن: • • معلومات حول الطلب على الفعالية وقدرة السوق. المنافسة حول الموعد المقترح توافر التقنية والمعدات والمستلزمات. . • التمويل والرعاية. المنظمات وتوافر الموظفين • • المسائل والسوابق الثقافية أو الاجتماعية المحلية. مسائل التوقيت في التخطيط. لاحظ أن "المنافسة" بالمعنى الواسع لا تقتصر على الفعاليات المنافسة بل قد تشمل عوامل مختلفة مثل عرض فيلم جديد أو افتتاح متحف أو مطعم جديد في المنطقة، أو أن تاريخ الفعالية يحل في أسبوع الامتحانات النهائية. نقطة تحقق ما أهمية وجود عملية يجب اتباعها عند البحث عن المعلومات؟ هدف التعلم 3.4.4 ما أهمية جمع المعلومات Why Information Gathering Is Important ☑ جمع المعلومات والبحث البيئي المنفذان بإتقان وكفاءة يسهلان للجنة إدارة الفعالية إقامة فعالية تلبي حاجات مضيفها . ستسمح المعلومات الحديثة وذات الصلة لمنظمي الفعالية بدقة توقع ما يلي: . الجمهور المستهدف الرئيس. • • عدد الحضور. أنسب تاريخ ووقت لإقامة الفعالية. إدارة الفعاليات

قد تشير البيانات التاريخية إلى أن فعاليةً مشابهةً قد جذبت عددًا معينًا من الحضور الذين دفعوا سعرًا معينًا للتذكرة، إلا أن هناك متغيرات أخرى قد تؤثر على الطلب على فعاليتك. يتطلب ذلك جمع مزيد من المعلومات حول نقاط مثل: عوامل الجذب الرئيسة وحالة الطقس والخيارات البديلة المتاحة. يلزم أن تكون عمليات البحث البيئية حديثةً لاحتمالية تغير المتطلبات القانونية أو تحديثها ، ما قد يحمل آثارًا خطيرة على إمكانية إقامة الفعالية بسبب عدم التمكن من إصدار تصريح أو طلب حيوي ضروري لإقامة الفعالية ما يعني عدم إقامتها من الأساس. عواقب ضعف أداء جمع المعلومات Consequences of Ineffective Information Gathering قد تشمل نتائج ضعف أداء . جمع المعلومات ما يلي: . الخسارة المالية: إساءة الفهم أو النسيان لنقطة التوقف لعمليات الإيداع يتسبب في تكاليف هالكة Sunk costs الأموال المصروفة بالفعل والتي لا يمكن استردادها) بما في ذلك تكلفة لجنة إدارة الفعالية. . خسارة السمعة: الفعالية التي لا تلبي توقعات المضيف والحضور ستتسبب في خسارة السمعة، وهو ما سيخلف آثارًا طويلة المدى مثل فقدان هوية العلامة التجارية أو الثقة. • الارتباك والهدر: جمع المعلومات غير المتقن يعني عدم امتلاك الموردين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين جميع المعلومات المطلوبة ما قد يتسبب في هدر الوقت وتشويه السمعة وكلاهما ضروري لنجاح العديد من الفعاليات. لذلك يمكن إدراج تكاليف الفشل في ثلاث فئات رئيسة تتكون من مخاطر التكلفة المتعلقة بما يلي: • • ، إدارة الجودة والمعايير. نفقات إقامة الفعالية. التوقيت المناسب وجدولة مواعيد الفعاليات. الفصل 4 التخطيط لفعالية 227

228 نقطة تحقق لماذا يعد جمع المعلومات بكفاءة مهما ؟ مهارات إدارة الفعاليات جمع المعلومات الفعال على الرغم من كفاءة جامع المعلومات، هناك دائمًا عناصر مفقودة بسبب عدة عوامل. هذا لا يعني عدم أهمية مهارات جمع المعلومات الشخصية ولكن هناك دائما فجوات في المعرفة والتي لا يمكن رأبها أحيانًا. طور مهاراتك ابحث عن فعالية في منطقتك المحلية وعرف أي مشكلات قد تنجم عن نقص المعلومات. إدارة الفعاليات

3.4 تقييم الدرس فهم مفاهيم إدارة الفعاليات اختر الإجابة الأكثر ملاءمةً مما يأتي: 1. ستشمل مسودة الخطوط العريضة ما يلي: أ. تفاصيل محددة لأنشطة الدعم. ب. التخطيط المالي التفصيلي. ج. معايير الفرز. د. خطط الطوارئ المفصلة. 2. تشمل مراحل عملية جمع المعلومات ما يلي: أ. تعريف الأهداف. ب مراجعة مصادر المعلومات الملائمة. ج. تعيين الموظفين. د. جميع ما سبق. التفكير الناقد 3. ما أهمية إجراء تحليل الفجوة؟ 4. ما تأثير افتقار جمع المعلومات الناجح على المنظمة؟ كيف يمكن أن يؤثر ذلك على أعمالها المستقبلية؟ الفصل 4 التخطيط لفعالية 229