التعامل مع التعقيد وعدم اليقين في الفعاليات - إدارة الفعاليات - ثالث ثانوي

رابط الدرس الرقمي www.ien.edu.sa التعامل مع التعقيد وعدم اليقين في الفعاليات أهداف التعلم بعد الانتهاء من هذا الدرس ستكون قادرًا على: 1.2.1 تعريف القيم الأساسية لتصميم فعالية. 2.2.1 شرح مفاهيم التعقيد وعدم اليقين في الفعاليات. 3.2.1 وصف التعقيد وعدم اليقين للفعاليات المختلفة. المصطلحات الرئيسة عدم اليقين في الفعاليات تعقيد في الفعاليات وظيفة الأعمال تصنيف نوعي للفعاليات Uncertainty of Events Complexity of Events Business Function Typology of Events الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 2.1 31

32 2 الشكل 1-5 هدف التعلم 1.2.1 القيم الأساسية لتصميم الفعالية Event Design Core Values هناك مجموعة مشتركة من ستة أسئلة . يجب أخذها في الاعتبار لكل فعالية، مهما اختلف حجمها ، أو نطاقها ، أو نوعها. تشكل الأسئلة الموضحة في الشكل 1- القيم الأساسية لتصميم الفعالية الكامنة في إطار عمل نظرية إدارة الفعالية. يجب أن تكون هذه القيم الأساسية مركزية في العملية من المراحل الأولى لعملية التطوير وما بعد ذلك، وبالتالي سيُشار إليها دومًا في باقي محتوى الكتاب. . ما أهمية تنظيم الفعالية واستضافتها ؟ القيم الأساسية لتصميم الفعاليات من؟ . من الجمهور؟ ماذا ؟ . ما محتوى الفعالية؟ كما هو ما الحاجة؟ . ماذا يريد منظم الفعالية؟ . أين ستقام الفعالية؟ متى ستقام الفعالية؟ الحال مع أي مشروع سيشجع طرح الأسئلة الصحيحة مدير الفعالية على تطبيق أسلوب منهجي لحل المشكلات. سيضمن ذلك قدرة الخطط المعتمدة على تلبية المتطلبات المحددة للفعالية المعنية. ستشكل إجابات هذه الأسئلة أساسًا لخطة يمكن تحسينها وصقلها مع سير المشروع. الواقعية هامة بالنسبة لنطاق الفعالية، لوضع طريق للنجاح يمكن تحقيقه. كما تضع القيم مجموعة من المقاييس لتقييم وتقويم نجاح الفعالية بأثر وذلك بقياس منجزات الفعالية قياسًا على متطلباتها الأصلية. رجعي إدارة الفعاليات

بيئة الفعالية The Event Environment يجمع أحد الاعتبارات الرئيسة للقيم الأساسية لتصميم الفعالية هو مكان إقامتها. قد تكون بيئة الفعالية موقعا ماديًا أو بيئةً افتراضيةً ( عبر الإنترنت) ، أو مزيجًا هجينًا ؟ بينهما، وهو نهج متزايد حاليًّا. يوضح الشكل 1- الخصائص والمزايا والعيوب لكل نوع من أنواع البيئة. المادية المختلطة Bo الافتراضية 0303 الشكل 1-6 بيئة الفعالية المادية تعقد فقط في مكان مادي، دون عنصر افتراضي. الافتراضية تعقد افتراضيًّا، ويتفاعل الحضور والمتحدثون عبر الإنترنت باستخدام أدوات المؤتمرات عن بعد والبث المباشر وغيرها من التقنيات. المختلطة تجمع بين المكان الفعلي والوجود الافتراضي/ عبر الإنترنت. إيجابيات سلبيات التفاعلات وجها لوجه الحضور الجسدي. حضور عالمي/ بلا حدود. تكاليف تشغيل أقل. السماح بمشاركة أنماط مختلفة. المرونة تزيد من المزايا. تكاليف تشغيل أعلى. قد يصعب الوصول إليها. تفاعلات أقل أهمية. سوق مزدحمة زيادة تكاليف تأجير وتشغيل المكان المادي التقنية المطلوبة للجمهور الافتراضي نقطة تحقق ما القيم الأساسية الست لتصميم الفعاليات؟ الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 33

34 هدف التعلم 2.2.1 التعقيد وعدم اليقين في الفعاليات The Complexity and Uncertainty of Events لكل الفعاليات متطلبات مختلفة تكون بعض الفعاليات مباشرة للغاية وسهلة التخطيط، بينما تتسم فعاليات أخرى بالحاجة إلى اتخاذ مزيد من القرارات على مدى فترة زمنية أطول. يلزم عند التخطيط وإدارة الفعاليات فهم عوامل الخطر التي قد تؤثر على نجاح الفعالية، ومعرفة كيفية تقليل هذه العوامل. يعتمد مستوى الخبرة والمعرفة الضروريتين لمدير الفعالية على مستوى عدم اليقين والتعقيد في الفعالية المكلف بإدارتها. يشير عدم اليقين في الفعاليات Uncertainty of Events إلى عناصر الفعاليات التي قد لا تكون معروفةً بالكامل مقدمًا. ومن جوانب الفعالية التي تزيد من مستوى عدم اليقين الوقت الحضور الموقع . هل أُبلغ بالفعالية قبل موعدها المرغوب بوقت كاف؟ . هل يمكن للناس تأكيد الحضور؟ . ما مدى الاستثمار المتوقع من الحاضرين؟ هل الفعالية شخصية أم متعلقة بالعمل؟ . • هل مكان الفعالية يسهل الوصول إليه؟ . هل يعتمد حجز المكان على عوامل أخرى (مثل: عدد الضيوف)؟ . هل يمكن توقع التكلفة بدقة؟ التكلفة . ما الميزانية المتاحة ؟ إدارة الفعاليات

أما التعقيد في الفعاليات Complexity of Events ، فقد يشير إلى عدد العناصر التي قد تؤثر على تخطيط الفعالية ومستوى الصعوبة أو العمل المطلوب للتعامل مع هذه العناصر. ومن جوانب الفعالية التي تزيد من مستوى التعقيد عدد أصحاب المصلحة عدد الحضور عدد الوظائف • المزيد من أصحاب المصلحة. . أحجام التأثير ومستوياته وخلفيات مختلفة. المزيد من الحاضرين. • المتطلبات الفردية. . العديد من وظائف الشركة المختلفة التي يجب إدارتها. • متطلبات لضمان التكامل الحجم . عدد الفعاليات الجانبية ، يجب أن تفي الوظائف الدولية بالمعايير الوطنية المختلفة. يجب مراعاة المناطق الزمنية. يجب مراعاة العادات الثقافية والوطنية. إن وظيفة الأعمال Business Function هي وحدة أو قسم في الشركة يكون مسئولاً عن تنفيذ مجموعة معينة من الأنشطة، مثل: التموين والترفيه والأمن. ومن أ أمثلة الوظائف المشتركة في صناعة الفعاليات التموين والترفيه والأمن. نقطة تحقق لماذا قد يؤدي وجود عدد كبير من الضيوف إلى زيادة تعقيد الفعالية؟ الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 35

هدف التعلم 3.2.1 تقييم التعقيد وعدم اليقين Assessing Complexity and Uncertainty الشكل 1-7 التصنيف النوعي لفعالية Event Typology يقدم الشكل 1-7 تصنيفا نوعيا للفعاليات Typology of Events (تصنيف قائم التصنيف النوعي على الأنواع أو الفئات للفعاليات المختلفة التي تُقام في المملكة العربية السعودية مرتفعة للفعاليات عدم اليقين وفي جميع أنحاء العالم. الألعاب الأولمبية مهرجان على مستوى المدينة تجمع النادي الاجتماعي معرض الدفاع العالمي حفل الزفاف منخفضة مهرجان تمور الجائزة الكبرى للمملكة العربية | بريدة السعودية معرض مبيعات شركة سيارات معرض الرياض الدولي للسيارات معرض الرياض مهرجان البحر الأحمر الدولي للكتاب السينمائي الدولي الاحتفال العائلي حفل عشاء مهرجان العنب في بني سعد خاص صغير 36 مؤتمر تدريبي فردية جماعية متعددة الشركات وطنية دولية المؤسسات التعقيد إدارة الفعاليات عالمية

يمكن استخدام هذا التصنيف النوعي كإطار عمل تنظيمي ليسهل على مدير الفعالية أن يفهم سريعًا: . مقدار الجهد المحتمل المطلوب لفعالية ما. والوقت المطلوب لمراقبة فعالية والتخطيط لها. و مدى الحاجة إلى مساعدة الزملاء بسبب حجم الفعالية، أو تعقيدها، أو عدم اليقين فيها أو كل ما سبق. الفعاليات الوطنية، مثل مهرجان بريدة للتمور، هي تلك الفعاليات التي يكون حضورها ( أو الغالبية العظمى منهم) من الدولة التي تُقام فيها هذه الفعالية. أمّا الفعاليات الدولية، مثل مهرجان البحر الأحمر السينمائي الدولي، فتشهد حضورًا من دول عدة يمثلون قارّتين مختلفتين. وتشهد الفعاليات العالمية، مثل الحج وكأس العالم لكرة القدم، حضورًا من دول عدة يمثلون ثلاث قارات مختلفة أو أكثر. عدم اليقين Uncertainty عند التخطيط لحفل عشاء صغير فإنك تدعو عددًا محدودًا من الأشخاص، ويجيب كل منهم لتأكيد حضوره. وبما أنّ الحفل صغير فمنظم الفعالية يكون في الغالب على يقين من عدد الحاضرين خاصة وأن حفل العشاء سيُنظم ويُقام في غضون فترة زمنية قصيرة. ولكن عند التخطيط لمعرض تجاري بعد عامين، على سبيل المثال، قد تتغير خطط الحضور والمنظمين مع الوقت، لذلك قد تكون التفاصيل النوعية غير أكيدة. التعقيد Complexity حفلات العشاء قد تكون بسيطةً للغاية حيث يصل الحضور في وقت معين ولن يتوقعوا أكثر من الطعام والصحبة الطيّبة. أما الألعاب الأولمبية فستحتاج إلى إنجاح عدة عناصر مختلفة، من تنظيم الإقامة والنقل والطعام إلى بيع المساحات الإعلانية وحقوق بث الفعالية الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 37

نظرًا لأهمية الحج ولأعداد الحجاج الغفيرة ، أنشأت الحكومة السعودية وزارة الحج والعمرة التي تؤدي دور مدير الفعالية. من جميع تختلف الفعاليات الدينية الضخمة كالحج عن الفعاليات الثقافية أو الرياضية الضخمة من حيث تأثيرها على الأفراد المشاركين ، ولكن قد تتشابه من حيث التأثيرات المادية والاجتماعية والاقتصادية على المدن المستضيفة. للفعاليات الضخمة القدرة على وضع المدينة المنظمة على الخريطة العالمية وجذب الحضور أنحاء العالم. عرّف المحللون عدة مناطق" في الفعاليات الضخمة انتقالًا من المناطق الداخلية إلى المناطق الخارجية، وهي كما يلي: . "المنطقة المركزية" أي المكان الأساسي الذي تجري فيه الأنشطة الأساسية في الفعالية مثل ممارسة المشاركين أداءً رياضيًّا أو أداءً في مجالات أخرى. . "المنطقة المتوسطة للفعاليات" التي تشمل التأثير الاجتماعي والاقتصادي للفعاليات على النطاق الأوسع الذي تجري فيه أحداثها. . "المنطقة البعيدة المدى للفعاليات" والتي تشمل تأثير الفعالية الضخمة طويل الأمد على المستويين الوطني والعالمي. لماذا يصنف الحج كفعالية ضخمة؟ 38

سيؤثر التصنيف النوعي للفعالية على المهارة النسبية والخبرة المطلوبة لمدير الفعالية. • قد تتطلب الفعاليات الأقل تعقيدًا والأكثر يقينًا خدمات مدير فعالية هاوِ قد لا تكون لديه مؤهلات ذات صلة أو متقدمة أو مجموعة واسعة من جهات الاتصال المهنية. . تتطلب الفعاليات شديدة التعقيد خدمات مدير فعالية محترف وماهر ولديه الخبرة والمؤهلات ذات الصلة، والتي تثبت خبرته ومؤهلاته وقدراته وتبرر راتبه. يوضح الشكل 1- بعض الاختلافات الرئيسة بين مدير الفعاليات الهاوي ومدير الفعاليات المحترف الشكل 1-8 الهاوي المحترف جهات اتصال أقل جهات اتصال متعددة أكثر خبرة أقل خبرة متدني الأجر مرتفع الأجر الاختلافات الرئيسة بين مدير الفعاليات الهاوي مقابل مدير الفعاليات المحترف نقطة تحقق ما فائدة التصنيف النوعي للفعاليات بالنسبة لمدير الفعالية؟ الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 39

سيؤثر التصنيف النوعي للفعالية على المهارة النسبية والخبرة المطلوبة لمدير الفعالية. • قد تتطلب الفعاليات الأقل تعقيدًا والأكثر يقينًا خدمات مدير فعالية هاوِ قد لا تكون لديه مؤهلات ذات صلة أو متقدمة أو مجموعة واسعة من جهات الاتصال المهنية. . تتطلب الفعاليات شديدة التعقيد خدمات مدير فعالية محترف وماهر ولديه الخبرة والمؤهلات ذات الصلة، والتي تثبت خبرته ومؤهلاته وقدراته وتبرر راتبه. يوضح الشكل 1- بعض الاختلافات الرئيسة بين مدير الفعاليات الهاوي ومدير الفعاليات المحترف الشكل 1-8 الهاوي المحترف جهات اتصال أقل جهات اتصال متعددة أكثر خبرة أقل خبرة متدني الأجر مرتفع الأجر الاختلافات الرئيسة بين مدير الفعاليات الهاوي مقابل مدير الفعاليات المحترف نقطة تحقق ما فائدة التصنيف النوعي للفعاليات بالنسبة لمدير الفعالية؟ الفصل 1 مقدمة في إدارة الفعاليات 39